Büroumzug
Büroumzug und Firmenumzug ohne Betriebsstillstand
Ein Büroumzug wird nicht nach Quadratmetern geplant, sondern nach Arbeitsplätzen und nach dem Zeitfenster, in dem nicht gearbeitet wird. Wer freitags abbaut und montags wieder arbeitet, braucht einen anderen Ablauf als ein Unternehmen, das über mehrere Etappen abteilungsweise umzieht — und beide Varianten ergeben verschiedene Angebote.
Diese Seite ordnet den Umzug in fünf Bereiche, die getrennt geplant werden, und benennt die rechtlichen Punkte, die vor der Terminplanung stehen. Ausgeführt wird der Umzug von einem Fachbetrieb: Wir nehmen Ihre Anfrage entgegen und geben sie an einen passenden Fachbetrieb weiter, der Ihr Gebiet bedient. Für Sie ist das kostenlos und unverbindlich.
- Büroumzug
- Die Verlegung eines Betriebs oder eines Betriebsteils an eine neue Adresse einschließlich Arbeitsplätzen, IT, Akten und Inventar — geplant nach der Zahl der Arbeitsplätze und nach dem Zeitfenster, in dem der Betrieb stillsteht.
- Büroumzug und Firmenumzug meinen dieselbe Aufgabe; der zweite Begriff schließt Werkstatt-, Lager- und Praxisflächen mit ein. Nicht gemeint ist der laufende Warenverkehr eines Unternehmens — das ist ein Speditionsauftrag mit eigener Vertragslage und gehört nicht auf diese Seite.
Fünf Bereiche, die getrennt geplant werden
Jeder dieser Bereiche hat eigene Fragen, eigene Fristen und eine eigene verantwortliche Person. Die rechte Spalte ist kein Formalismus: Wo niemand benannt ist, bleibt die Entscheidung am Umzugstag liegen.
| Bereich | Was dazugehört | Wer im Unternehmen verantwortlich ist |
|---|---|---|
| Fläche und Stellplan | Aufmaß der neuen Fläche, Zuordnung der Arbeitsplätze, Kennzeichnung der Räume | Wer die neue Fläche verhandelt hat — er kennt Grundriss und Auflagen |
| Arbeitsplätze | Schreibtische, Rollcontainer, Stühle, Bildschirme, persönliche Ablage | Eine benannte Person je Abteilung, die deren Kartons freigibt |
| IT und Technik | Server, Netzwerk, Telefonie, Drucker, Ab- und Aufbau der Endgeräte | Die IT — sie legt fest, was ein Umzugsbetrieb anfassen darf |
| Akten und Datenträger | Papierakten, Archivbestände, Datenträger, verschließbare Behälter | Die für den Datenschutz benannte Person |
| Inventar, das nicht mitkommt | Rückgabe an den Leasinggeber, Verkauf, Abholung, Rückbau von Einbauten | Einkauf oder kaufmännische Leitung |
Diese Aufteilung ist zugleich die Gliederung der Anfrage. Ein Angebot, das die fünf Bereiche nicht getrennt ausweist, lässt sich mit keinem zweiten vergleichen.
Welche Zeile beschreibt Ihren Umzug?
Kostenlose Anfrage stellenDer Ablauf in sieben Schritten
Die Reihenfolge ist umgekehrt zum Bauchgefühl: Der Zielort steht bereit, bevor am Ausgangsort der erste Stecker gezogen wird.
1. Bestandsaufnahme
Arbeitsplätze zählen, Sondermöbel erfassen, Aktenmenge in laufenden Regalmetern aufnehmen, Technik listen. Diese Liste ist die Grundlage jedes Angebots — ohne sie vergleichen Sie Schätzungen.
2. Zeitfenster festlegen
Wann darf der Betrieb stillstehen: Wochenende, Feiertag, Betriebsruhe oder abteilungsweise über mehrere Etappen? Das Zeitfenster bestimmt Personalstärke, Fahrzeuge und Preis stärker als die Entfernung.
3. Stellplan der neuen Fläche
Jeder Arbeitsplatz bekommt eine Nummer, jeder Raum ein Schild. Kartons und Möbel werden nach diesem Plan beschriftet — dann wird am Zielort gestellt und nicht sortiert.
4. IT abstimmen
Wer baut ab, wer baut auf, wer verantwortet die Daten? Netzwerk, Strom und Anschlüsse am Ziel stehen, bevor der erste Rechner das alte Haus verlässt.
5. Akten und Datenträger vorbereiten
Verschließbare Behälter, durchgehende Zuständigkeit, Übergabe gegen Quittung. Was nicht mit muss, wird vorher aussortiert — Aufbewahrungsfristen bleiben dabei bestehen.
6. Umzugstag
Abbau, Transport, Aufbau nach Stellplan. Auf beiden Seiten ist je eine Person ansprechbar, die entscheiden darf, ohne Rücksprache zu halten.
7. Nachlauf
Restarbeiten, Rückgabe der alten Fläche mit Protokoll, Adressänderung an allen Stellen, Nachsendung der Post für die Übergangszeit.
Die Adressänderung des Unternehmens
Die neue Anschrift steht an mehr Stellen als bei einem privaten Umzug. Diese Liste lässt sich abarbeiten, sobald der Termin feststeht:
- Handelsregister über den Notar, wenn die Anschrift dort eingetragen ist.
- Gewerbeamt, Finanzamt und die zuständige Kammer.
- Geschäftsbriefe, Rechnungen und E-Mail-Signaturen — welche Pflichtangaben darauf stehen müssen, richtet sich nach der Rechtsform, für die GmbH etwa nach § 35a GmbHG.
- Impressum der Website sowie die Einträge in Verzeichnissen und Kartendiensten.
- Bank, Versicherungen, Leasing- und Wartungsverträge.
- Telefonanlage, Internetanschluss und der Postweg — für die Übergangszeit gehört ein Nachsendeauftrag dazu.
- Kundinnen, Kunden und Lieferanten, jeweils mit dem Datum, ab dem die neue Adresse gilt.
Welcher Punkt trifft bei Ihnen zu?
Kostenlose Anfrage stellenZwischenlagerung beim Firmenumzug
Zwei Termine müssen bei einem Firmenumzug nicht zusammenfallen: das Ende des alten Mietverhältnisses und die Bezugsfertigkeit der neuen Fläche. Liegt dazwischen eine Lücke, braucht das Inventar für diese Zeit einen Platz.
Die Zwischenlagerung wird deshalb getrennt beauftragt und getrennt abgerechnet. Sie braucht drei Angaben: was eingelagert wird, für welchen Zeitraum und wer im Lager für die Sachen einsteht. Verlangen Sie eine Bestandsliste — ohne sie ist im Streitfall nicht zu klären, was eingelagert war.
Für Akten und Datenträger gilt im Lager dasselbe wie beim Transport: verschlossene Behälter, benannte Zuständigkeit, dokumentierte Übergabe. Ein Lager, das für Möbel taugt, taugt nicht automatisch für Personalakten.
Gilt das auch für Ihren Umzug?
Kostenlose Anfrage stellenHäufige Fragen
Wie lange steht der Betrieb bei einem Büroumzug still?
Die Stillstandszeit legt das Unternehmen fest, nicht der Umzugsbetrieb — sie ergibt sich aus dem gewählten Zeitfenster. Ein Umzug über ein Wochenende hält den Betrieb an arbeitsfreien Tagen an; ein Umzug in Etappen verteilt den Ausfall auf einzelne Abteilungen und verlängert dafür die Gesamtdauer. Was möglich ist, hängt an IT, Aktenmenge und Zugänglichkeit beider Standorte.
Wer baut die IT ab und wieder auf?
Der Ab- und Aufbau der IT wird gesondert geregelt und gehört nicht selbstverständlich zum Umzugsauftrag. Legen Sie vor der Angebotsabgabe fest, wer Endgeräte abbaut, wer sie verpackt, wer sie anschließt und wer im Schadensfall einsteht. Was die eigene IT übernimmt, wird im Angebot ausdrücklich ausgenommen.
Was ist beim Transport von Akten zu beachten?
Akten und Datenträger gehören in verschließbare Behälter mit durchgehender Zuständigkeit und dokumentierter Übergabe. Art. 32 DSGVO verlangt Schutzmaßnahmen, die zum Risiko passen; wird ein Umzugsbetrieb mit Akten betraut, ist zu prüfen, ob ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nötig ist. Aufbewahrungsfristen laufen während des Umzugs weiter.
Muss der Betriebsrat vor einem Büroumzug beteiligt werden?
Die Verlegung des ganzen Betriebs oder wesentlicher Betriebsteile ist eine Betriebsänderung nach § 111 BetrVG. Der Betriebsrat ist dann rechtzeitig und umfassend zu unterrichten, und die Änderung ist mit ihm zu beraten; die Schwelle liegt bei mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern. Ob die Voraussetzungen im Einzelfall vorliegen, klärt eine arbeitsrechtliche Prüfung vor der Planung.
Was kostet die Anfrage über dieses Portal?
Die Anfrage über dieses Portal ist kostenlos und unverbindlich. Weitergegeben wird sie an einen passenden Fachbetrieb, der Ihr Gebiet bedient, und an niemanden sonst. Vergütet werden wir von dem Betrieb, an den wir weitergeben; eine Vermittlungsgebühr fällt für Sie nicht an, und aus der Anfrage entsteht kein Auftrag.
Sie beschreiben den Umzug einmal — den passenden Fachbetrieb suchen wir.
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